En Colombia, uno de los compromisos fiscales más importantes para las empresas y personas naturales es la presentación de la Información Exógena ante la DIAN. Aunque puede parecer una tarea compleja, entender su finalidad, estructura y el proceso de presentación permite cumplir adecuadamente con esta obligación tributaria y evitar sanciones.
A continuación, te explicamos qué es la Información Exógena, quiénes deben presentarla, cómo se estructura y qué pasos seguir para hacerlo correctamente. Además, incluimos recursos didácticos como tablas, ejemplos y recomendaciones para facilitar el proceso.
¿Qué es la Información Exógena?
La Información Exógena es un conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Estos datos no hacen parte de las declaraciones tributarias tradicionales, pero permiten a la DIAN cruzar información para identificar posibles omisiones o inconsistencias.
Por ejemplo, incluye información como:
- Pagos o abonos en cuenta a terceros.
- Retenciones en la fuente practicadas.
- Ingresos recibidos.
- Compras realizadas.
- Salarios pagados, entre otros.
¿Quiénes deben presentarla?
La obligación de presentar la Información Exógena depende de diversos factores. A continuación, te mostramos una tabla resumida con los principales responsables:
| Tipo de contribuyente | Obligación de reportar información exógena |
|---|---|
| Grandes contribuyentes | Sí, de forma detallada |
| Personas jurídicas | Sí, si superan los topes establecidos por la DIAN |
| Personas naturales | Sí, si cumplen ciertos ingresos, patrimonio o pagos a terceros |
| Entidades sin ánimo de lucro | En algunos casos, según actividad y volumen de operaciones |
| Consorcios y uniones temporales | Sí, deben reportar información de sus operaciones |
Es importante revisar cada año la resolución que emite la DIAN, ya que establece los criterios para determinar quiénes deben cumplir con esta obligación. Revísalo Aquí
¿Qué tipo de información se debe reportar?
La DIAN solicita diferentes formatos, los cuales pueden variar anualmente. Aquí algunos ejemplos comunes:
| Formato DIAN | Contenido del reporte |
|---|---|
| 1001 | Pagos o abonos en cuenta |
| 1003 | Retenciones en la fuente practicadas |
| 1005 | Ingresos recibidos |
| 1006 | Compras y adquisiciones |
| 1007 | Información de nómina y aportes |
Cada uno de estos formatos debe elaborarse en un archivo plano (.XML) que cumpla con las especificaciones técnicas y estructurales establecidas por la DIAN.
Pasos para presentar correctamente la Información Exógena
A continuación, te presentamos una guía paso a paso para que cumplas correctamente con esta obligación:
1. Consulta la resolución vigente
Cada año, la DIAN publica una resolución con los detalles sobre:
- Quiénes deben reportar.
- Los formatos requeridos.
- Los plazos de presentación.
- La estructura técnica de los archivos.
👉 Por ejemplo, para el año gravable 2024, se debe revisar la Resolución 001255 de 2022 o su correspondiente actualización.
2. Clasifica la información de tu empresa
Una vez tengas claridad sobre los formatos que debes diligenciar, recopila los datos desde tu sistema contable, software administrativo o archivos en Excel. Es clave organizar la información desde el inicio del año fiscal.
3. Utiliza herramientas tecnológicas
Actualmente, existen múltiples soluciones que facilitan la generación de archivos XML. Algunas ventajas de usar un software contable son:
- Generación automática de los formatos.
- Validación de datos según estructura DIAN.
- Reducción de errores humanos.
💡 Tip: Utilizar un software con integración exógena puede ahorrarte tiempo y dinero.
4. Valida los archivos en el prevalidador DIAN
Antes de subir los archivos a la DIAN, es obligatorio pasarlos por el Prevalidador, una herramienta gratuita que verifica la estructura y contenido del archivo. Si hay errores, el sistema te lo notificará para que los corrijas.
5. Presenta los archivos en la plataforma Muisca
Una vez validados, debes ingresar a la plataforma Muisca de la DIAN con tu usuario, ir al menú de Información Exógena y cargar los archivos correctamente.
6. Guarda los acuses y reportes enviados
Siempre guarda los comprobantes de envío y aceptación, pues serán tu respaldo en caso de revisiones o requerimientos futuros.
Errores comunes que debes evitar
Cometer errores en la presentación de la Información Exógena puede derivar en sanciones. Aquí te mostramos algunos errores frecuentes:
| Error común | Consecuencia |
|---|---|
| No presentar dentro del plazo | Multas por extemporaneidad |
| Datos inconsistentes con declaraciones | Requerimientos por parte de la DIAN |
| Formatos en estructura incorrecta | Rechazo del archivo |
| No usar el prevalidador DIAN | Imposibilidad de cargar los archivos |
¿Qué pasa si no se presenta?
La sanción por no presentar o hacerlo con errores puede ser significativa. La DIAN puede imponer multas de hasta el 5% del valor de las operaciones no reportadas o reportadas con errores, sin superar los topes legales establecidos.
Conclusión
La presentación de la Información Exógena no debe verse como una simple obligación, sino como una parte esencial del cumplimiento fiscal. Aunque puede parecer un proceso complejo, con la preparación adecuada, el uso de herramientas tecnológicas y la comprensión de las normas vigentes, se convierte en una tarea manejable.
No esperes a última hora. Organiza tu información desde ya y asegúrate de contar con un software confiable como Sipe que facilite este proceso y te evite dolores de cabeza.